أشارك معكم اليوم طريقة رائعة ومميزة في ادارة المهام. و لأنننا كفريلانس نحاول إنجاز الكثير في أقل وقتٍ ممكن. و نستعين بكل الوسائل والتطبيقات و مُنظمات الأعمال لمساعدتنا على الإلتزام و التقدّم للأمام بالعمل اليومي نحو أهدافنا.
أعمالنا ليست صعبة، ولكنها روتينية ومملة. و التحدي الحقيقي هي المثابرة بدون توقف. ستشعر بأنك مثل العداء الذي يجري يومياً لمدة ساعة بدون توقف. وجميعنا نعرف بأن العدّاء لو استمر لأكثر من ثلاثة أشهر في الجري اليومي، سيبدأ برؤية النتائج الأولية لمثابرته اليومية.
وفي هذا المقال، أرغب في مشاركتكم بعض العادات الجيدة التي اكتسبتها في سبيل الإلتزام قدر الإمكان في صناعة المحتوى والترويج لخدماتي بشكل مستمر.
التنظيم الأسبوعي:
تخصيص يوم السبت أو الجمعة أو حتى الخميس لكتابة ملخص لمهام الأسبوع، وتوزيعه على الأيام بناءً على أهميته و الوقت المحدد لتنفيذه. سيجعلك مُستعد للإنطلاق و يزيدك دافعية لتنفيذ الأعمال.
لا تستهين بكتابة المهام و لا بالتنظيم الأسبوعي أبداً. لأن التنظيم هو من سيأخذك للنجاح في التخطيط و الإلتزام بخُططك. وبالتأكيد يدفع من يعملون معك للإلتزام هم أيضاً.
ينعكس التزامك وتنظيمك بشكل مباشر لمن يعمل معك. و ينعكس أيضاً على مستوى و جودة محتواك التسويقي. وبالتالي سيرى عملائك أنهم يتعاملون مع شخص مُلتزم و مُتقن. مما يؤثر بشكل كيبر على إسمك وحضورك على الإنترنت.
أعرف بأن هذا الكلام مُمل وجميعنا نعلمه جيداً. و لكن صدقني هذه هي الطريقة الوحيدة التي ستجعلك تصل لأهدافك.
نصائح للتنظيم الأسبوعي:
- تشمل المهام كل شيء يخص عملك الحر. إدارة وتنظيم، صناعة محتوى، تسويق، العمل على المنتجات والخدمات.
- تحدثت في مقال سابق عن القبعات الأربعة التي يرتديها الفريلانس ، نظّم مهامك بحسب هذه القبعات.
- وازن في توزيع المهام بين طاقتك طوال أيام الأسبوع. يومي الأحد والخميس غالباً تكون الطاقة للعمل ضعيفة. لذلك لا تضغط نفسك بمهام كبيرة في هذين اليومين.
- استخدم الورقة والقلم ( الدفتر) لكتابة مهامك و التعديل و توزيعها. وبعد ذلك اكتبها من جديد في مُنظّم قوقل كالندر.
- كما تُلاحظ الصورة أعلاه، كل لون يُمثل نوع من المهام. وتُسمى بلوك (Block), و في أوقات العمل لهذه البلوكات يجب أن تنعزل و لا تتحدث مع أي أحد إلى أن تُتم المهمة بالشكل السليم.
- توزّع هذه المهام على كامل الأسبوع يوم السبت قبل بداية أسبوعك. و قد تطرأ عليك بعض المهام الإضافية المفاجئة لذلك حاول أن لا تضغط جدولك كثيراً. و اترك مساحة لنفسك.
- لاحظ أنني فرغّت يوم الجمعة من أي مهام. اختار اليوم المناسب لك وخذ راحة مُستحقة.
ماذا لو تكالبت عليك المهام الكثيرة و شعرتْ بالضغط بسببها؟
تتكالب عليك كمية مهام كثيرة، إما لأنك في صدد إطلاق منتج أو خدمة جديدة. أو لأنك تمر في فترة ترويجية. ما بين الإستعداد و تنفيذ المهام الأساسية الخاصة بالمنتج والخدمة. وما بين خدمة العملاء والإجابة على استفساراتهم و خدمتهم بشكل جيد. ستجد نفسك في دوّامة من المهمات اللانهائية.
عندها جرّب أن تستخدم هذا النموذج أدناه. وجدت هذه الطريقة في أحد الموقع، و قررت تجربتها لتنظيم المهام خصوصاً حين تتراكم كمية مهام الكثيرة وأغلبها روتينية وتنظيمية.
استخدمتْ هذه الطريقة بالدفتر والقلم لفترة. وقررّت مشاركتها معكم بنموذج جاهز ومجاني تستطيع استخدامه اليوم والإستفادة منه.
النموذج المجاني والجاهز استخدمه اليوم
هل كتابة المهام ضروري في كل الأوقات؟
من رأيي الشخصي نعم. و إن كانت المهام كثيرة أكتبها أيضاً بشكل يومي حتى لا أنسى. و كالعادة ما لم يُنفّذْ اليوم ينتقل تلقائياً لليوم التالي. أشارك الكثير من أعمالي ومهامي اليومية مع أصدقائي الإنستقراميين. لا تنسى متابعتي هناك أيضاً.
التأكد من التنفيذ بالمتابعة:
استخدام دفتر واحد أفضل بكثيرة من استخدام الورق أو حتى القصاصات اللاصقة. و لأن كلاً منها لها استخدام معين. نستطيع الاستفادة منها في المتابعة و التنفيذ بشكل كبير. فوجود تاريخ مكتوب لأعمالك وأفكارك يجعل من المتابعة والعودة لما كتبته سهلاً ويسيراً. و كما أسلفت سابقاً. المهام تنتقل من يوم لآخر الى أن يتم تنفيذها.
استخدامات الدفتر ( NoteBook)
- يُستخدم الدفتر في حالات العصف الذهني للأفكار
- كتابة المهام الأساسية و الخُطط الطويلة والقصيرة المدى.
- أفكار للمحتوى.
- الحسابات والميزانية، بالاضافة للنُسخة الإلكترونية.
- كل ما يخصْ منتجاتك و خدماتك. سواء أفكار أو خواص أو حتى طريقة التسعير.
- الخطة الزمنية سواء كانت الربعية أو النصف سنوية لعملك الحر.
استخدامات القصاصات اللاصقة (sticky Note)
- للتذكير ببعض المهام التي تحتاج وجودها أمامك طوال الوقت.
- يستخدم البعض القصاصات لكتابة العبارات التحفيزية. ( وهذا غالباً ما أفعله)
- في بعض صفات الدفتر للتفريق ما بين نوع المهام و ارتباطها مع بعض البعض.
- الأقلام الملونة تُساعد في تحديد المهام الإبداعية، التي تتطلب منك ملاحظات عديدة وعودة لها من حين لآخر.
وأخيراً:
حاولت تلخيص كل ما أعرفه واستفدت منه في تنظيم وترتيب المهام. هذه هي الطريقة التي أعمل بها حرفياً. و أجد أنها طريقة فعّالة في دفعي للإلتزام والتنظيم المستمر.
